Resumen. Cada entrevista de una investigación interna tiene cuatro momentos: la citación, la pauta, la conversación y el acta. La pauta se prepara a partir de los hechos que la persona puede confirmar o descartar. El acta registra lo declarado con las palabras de la persona, y ella la lee y la firma. Cuando alguien no se presenta o se niega a declarar, también se deja constancia.
Las entrevistas son la fuente principal de la mayoría de las investigaciones internas. Un relato bien registrado sostiene una conclusión; uno mal registrado la debilita, aunque la conclusión sea correcta. Esta guía describe cómo preparar y conducir cada entrevista y qué debe quedar en el expediente.
Es parte de la serie sobre cómo gestionar una denuncia de principio a fin y sigue al plan de investigación, donde se fija a quién entrevistar y en qué orden.
1. La citación
La citación informa a la persona que será entrevistada, en qué calidad (quien denunció, testigo o persona denunciada), cuándo, dónde y quién conducirá la entrevista. Conviene enviarla por escrito y guardar el comprobante de envío.
La citación no adelanta el contenido de la denuncia más allá de lo necesario. A un testigo basta con decirle que se le citará por una investigación en curso y que su relato es confidencial.
Fije la entrevista en un lugar privado, en horario de trabajo y con tiempo suficiente. Una entrevista apurada entre dos reuniones produce un acta incompleta.
2. La pauta
La pauta es la lista de temas y preguntas para cada persona. Se prepara a partir de los hechos del plan: para cada hecho, qué puede saber esta persona y qué preguntas permitirían confirmarlo o descartarlo.
Una buena pauta:
- Empieza con preguntas abiertas. "Cuénteme qué pasó en la reunión del 12 de octubre" antes que "¿Su jefa le gritó en la reunión?".
- Sigue con preguntas de precisión. Quién estaba, qué se dijo exactamente, a qué hora, qué pasó después.
- Pregunta por la evidencia. Si la persona menciona un correo, un mensaje o un documento, la pauta prevé pedirlo.
- Pregunta por otras personas. Quién más vio o supo lo ocurrido.
- Termina con una pregunta abierta. "¿Hay algo más que quiera agregar?"
La pauta de la persona denunciada es distinta. Debe presentarle cada hecho que se le atribuye con el detalle suficiente para que pueda responder, y darle la oportunidad de ofrecer su propia evidencia y sus propios testigos.
3. La entrevista
Quién la conduce
Lo recomendable es que la entrevista la conduzcan dos personas: una pregunta y la otra toma notas. Así el acta no depende de la memoria de una sola persona, y quien conduce queda resguardado frente a cualquier reclamo sobre lo ocurrido en la sala.
Cómo empieza
Al inicio, quien conduce explica:
- el motivo de la entrevista y la calidad en que se cita a la persona;
- que lo declarado es confidencial y se usará solo en la investigación;
- que la empresa prohíbe las represalias contra quien denuncia o declara;
- cómo se registrará la entrevista y que la persona leerá el acta antes de firmarla.
Si la empresa graba las entrevistas, la persona debe autorizarlo de forma expresa, y esa autorización se registra al inicio de la grabación y en el acta. Defina la regla con su asesor antes de la primera entrevista y aplíquela igual a todas las personas.
Durante la conversación
Deje hablar a la persona. Las interrupciones cortan relatos que después no se recuperan. Pida precisión cuando el relato sea vago, sin sugerir la respuesta. Evite opinar sobre lo que oye: quien conduce no anticipa conclusiones, ni con palabras ni con gestos.
Si la persona entrega documentos, regístrelos en ese momento: qué entregó, en qué formato y a qué hecho se refiere.
4. El acta
El acta registra la entrevista. Su contenido mínimo:
| Elemento | Contenido |
|---|---|
| Identificación | Persona entrevistada (por su código en el expediente), calidad en que declara |
| Circunstancias | Fecha, hora de inicio y término, lugar, quiénes condujeron |
| Advertencias | Confidencialidad, prohibición de represalias, autorización de grabación si la hubo |
| Declaración | Preguntas y respuestas, con las palabras de la persona |
| Documentos | Lo que entregó durante la entrevista |
| Cierre | Lectura del acta, correcciones pedidas, firmas |
Redacte el acta el mismo día, mientras el recuerdo es preciso. Cite las expresiones textuales de la persona cuando importen para un hecho: "me dijo que no servía para nada" vale más que "manifestó haber recibido comentarios descalificadores".
La persona lee el acta y la firma. Si pide correcciones, se incorporan antes de la firma o en una nota anexa. Si no está de acuerdo y no firma, se deja constancia de la negativa y de sus observaciones. El acta firmada, la grabación si existe y la citación quedan en el expediente.
Cuando la entrevista no ocurre
No todas las personas citadas declaran. Alguien no se presenta, otra persona dejó la empresa, un testigo se niega a hablar. En cada caso, registre:
- la citación y su fecha;
- lo que ocurrió: inasistencia, negativa, imposibilidad de contacto;
- los intentos posteriores, si los hubo.
El informe mencionará a esa persona y explicará por qué no se oyó su versión. Lo que no puede ocurrir es que una persona relevante desaparezca del expediente sin explicación.
Errores frecuentes
- Entrevistar sin pauta. La conversación sigue el relato de la persona y deja hechos sin preguntar.
- Resumir en vez de registrar. Un acta que dice "la testigo confirmó los hechos" no permite saber qué confirmó.
- Firmar el acta días después. La persona ya no recuerda bien qué dijo y discute el texto.
- Mostrar a un testigo la declaración de otro. La confidencialidad se pierde y los relatos se contaminan.
- Entrevistar a la persona denunciada sin presentarle cada hecho. Su respuesta queda incompleta y la conclusión, expuesta.
Cómo lo lleva Janus
En el modo Investigación de Janus, un módulo que se habilita por empresa, cada entrevista se registra en la línea de tiempo del caso con su fecha exacta, la persona entrevistada y el texto. La citación, el acta firmada y la grabación se adjuntan a la entrevista, cada archivo con su rol.
El caso muestra, para cada persona de la tabla de involucrados, si ya fue entrevistada, si sigue por oír o si se justificó no entrevistarla. Esa justificación queda escrita en el registro del caso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un acta de entrevista? Es el documento que registra lo que una persona declaró en una entrevista de investigación: quién la condujo, cuándo y dónde, las preguntas y las respuestas. La persona entrevistada la lee y la firma, y el acta pasa al expediente.
¿Se puede grabar una entrevista de investigación? Muchas empresas graban con la autorización expresa de la persona entrevistada, registrada al inicio de la grabación y en el acta. Defina su regla con su asesor antes de la primera entrevista y aplíquela igual a todas las personas.
¿Cuántas personas deben estar en la entrevista? Lo recomendable es que la conduzcan dos personas: una pregunta y la otra toma notas. Así el acta no depende de la memoria de una sola persona y la conducción queda resguardada.
¿Qué pasa si una persona se niega a declarar? Se deja constancia de la citación, de la negativa y de su fecha. La investigación continúa con la evidencia disponible, y el informe menciona que esa persona fue citada y no declaró.
¿La persona entrevistada puede corregir el acta? Sí, antes de firmarla. Si pide cambios, se registran en el acta o en una nota anexa. Si no está de acuerdo con el texto final y no firma, se deja constancia de su negativa y de sus observaciones.
Esta guía describe práctica operativa y no constituye asesoría legal. Para las reglas aplicables a cada materia, como las investigaciones por acoso laboral, revise las guías de Anguita Osorio Abogados o consulte a su asesor.