Resumen. El plan de investigación se escribe antes de la primera entrevista. Define qué hechos se investigan, quién investiga, a quiénes se oirá y en qué orden, qué evidencia se pedirá y en qué fechas. Cabe en una o dos páginas, se ajusta durante la investigación y cada cambio queda registrado. Esta guía describe sus siete partes.
Una investigación sin plan avanza por reacción: se entrevista a quien está disponible, se piden documentos cuando alguien los menciona y el calendario se descubre al final. El plan ordena ese trabajo y deja constancia de que la empresa decidió con anticipación cómo investigar.
Esta guía forma parte de la serie sobre cómo gestionar una denuncia de principio a fin.
Antes del plan: la toma de conocimiento
La investigación empieza con un acto formal: la empresa deja constancia de que conoce la denuncia, de quién investigará y de las instrucciones que recibe. Ese registro fija la fecha de inicio, que importa para cualquier plazo posterior.
En el mismo momento conviene resolver las abstenciones. Si alguien del equipo que gestiona casos tiene una relación con las personas involucradas, se aparta y deja constancia del motivo. Hacerlo al inicio evita que esa persona vea información que después tendría que olvidar.
Las siete partes del plan
1. Los hechos que se investigan
El punto de partida es la denuncia, descompuesta en hechos concretos. "Mal ambiente en el equipo de ventas" no es un hecho investigable. "La jefatura gritó a la denunciante frente al equipo en la reunión del 12 de octubre" sí lo es.
Para cada hecho, registre:
- una descripción breve y verificable;
- la persona o las personas a quienes se atribuye;
- la fecha o el período en que habría ocurrido;
- su clasificación preliminar.
Cada hecho recibirá al final su propia conclusión. Si la denuncia trae cinco hechos, el informe responderá cinco veces.
2. El alcance
El alcance dice qué se investiga y qué queda fuera. Una denuncia por acoso puede mencionar de paso un problema de horas extra. El plan decide si ese problema entra en esta investigación, se deriva a otra área o se registra para después. Dejarlo escrito evita que la investigación crezca sin control o que un tema quede olvidado.
3. Quién investiga
El plan nombra a la persona o al equipo investigador. Tres condiciones conviene verificar:
- Sin conflicto de interés con los hechos ni con las personas.
- Sin dependencia jerárquica de la persona denunciada.
- Con tiempo disponible. Una investigación de cinco entrevistas exige días de trabajo, no horas.
Cuando nadie dentro de la empresa cumple las tres condiciones, o la persona denunciada pertenece a la alta dirección, la investigación suele encargarse a un equipo externo.
4. La tabla de involucrados
Cada persona relevante ocupa una fila, con un código que la identifica en todo el expediente:
| Código | Rol | Cargo | Relación con la empresa | Contacto |
|---|---|---|---|---|
| P-1 | Denunciante | Ejecutiva comercial | Trabajadora | correo, teléfono |
| P-2 | Persona denunciada | Jefa de ventas | Trabajadora | correo, teléfono |
| P-3 | Testigo | Ejecutivo comercial | Trabajador | correo, teléfono |
Los códigos permiten escribir actas e informes sin repetir nombres, lo que facilita compartir versiones censuradas. Si la denuncia es anónima, la fila de quien denunció existe sin datos de identidad.
5. El orden de las entrevistas
El orden habitual es:
- Quien denunció, para precisar los hechos y obtener nombres de testigos y evidencia.
- Los testigos, para contrastar el relato.
- La persona denunciada, al final, para que pueda responder a todo lo reunido.
Para cada entrevista, el plan anota la fecha prevista, quién la conduce y la pauta de preguntas. La guía Entrevistas en una investigación interna describe cómo preparar esa pauta.
Si una persona no será entrevistada, el plan lo dice y explica por qué: no responde, dejó la empresa o su testimonio no aporta a ningún hecho. Una persona omitida sin explicación es la primera pregunta que hará cualquiera que revise el expediente.
6. La evidencia que se pedirá
Antes de entrevistar, liste los documentos y registros que podrían confirmar o descartar cada hecho: correos, mensajes, registros de asistencia, grabaciones, actas de reuniones. Anote a quién se pedirán y en qué fecha.
Ordene la evidencia por fuente (quien denunció, la persona denunciada, testigos, la empresa) y guarde el original junto a una copia censurada. La copia censurada es la que circula fuera del equipo investigador.
7. El calendario
El calendario fija fechas para cada entrevista, para la recepción de evidencia, para el borrador del informe y para el cierre. Algunas materias tienen plazos propios, como las denuncias de acoso laboral bajo la Ley Karin; Anguita Osorio Abogados explica esos plazos y la decisión entre investigar internamente o derivar.
Un calendario simple, con fechas y responsables, basta. Lo importante es que la fecha de cierre sea realista desde el primer día y que cada atraso quede explicado.
Las medidas de resguardo en el plan
Si la evaluación inicial adoptó medidas de resguardo, el plan las menciona y fija cuándo se revisarán. Una separación de puestos pensada para dos semanas no debe seguir vigente tres meses después porque nadie volvió a mirarla.
Cuando el plan cambia
Las investigaciones rara vez siguen el plan original. Una entrevista revela un testigo, un documento contradice un relato o aparece un hecho nuevo. Cambiar el plan es normal. Lo que conviene es registrar cada cambio con su fecha y su motivo, para que el expediente muestre por qué la investigación tomó ese curso.
Cómo lo lleva Janus
En el modo Investigación de Janus, un módulo que se habilita por empresa, el plan es parte del caso: investigador designado, alcance, metodología, análisis y conclusiones generales. La tabla de involucrados asigna a cada persona un código y un rol, y la persona denunciante de un caso anónimo queda registrada sin datos de identidad.
Cada hecho se registra con su descripción, su clasificación y las personas a quienes se atribuye. Para cada persona, el caso muestra si ya fue entrevistada o si se justificó no hacerlo. Las personas que se abstuvieron no ven el registro de la investigación.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe contener un plan de investigación interna? Los hechos que se investigan, quién investiga, la tabla de personas involucradas, el orden de las entrevistas, la evidencia que se pedirá, las medidas de resguardo vigentes y un calendario con fechas. El plan cabe en una o dos páginas.
¿El plan se puede modificar durante la investigación? Sí, y es frecuente. Una entrevista puede revelar un testigo nuevo o un hecho que no estaba en la denuncia. Cada cambio se registra con su fecha y su motivo, para que el expediente muestre por qué la investigación tomó ese curso.
¿En qué orden se entrevista a las personas? Lo habitual es oír primero a quien denunció, para precisar los hechos; luego a los testigos, y al final a la persona denunciada, para que pueda responder a todo lo que se reunió. El orden puede cambiar según el caso, y el motivo del cambio se deja escrito.
¿Quién debe aprobar el plan? Depende del procedimiento interno de cada empresa. Es frecuente que lo apruebe quien encargó la investigación, como el encargado de cumplimiento o un comité, sin intervenir después en su conducción.
Esta guía describe práctica operativa y no constituye asesoría legal. Para las obligaciones legales de cada materia, consulte a su asesor.