Resumen. El informe cierra la investigación. Describe cómo se investigó, qué se encontró y qué se concluye sobre cada hecho: acreditado, no acreditado o no concluyente. Cada conclusión debe apoyarse en evidencia concreta, citada por su código. El informe propone medidas, y la decisión la adopta otra instancia. Una vez emitido, no se reescribe.
Un informe débil invalida una buena investigación. Si las conclusiones no se vinculan con la evidencia, nadie puede verificar después por qué la empresa decidió lo que decidió. Esta guía propone una estructura de 10 secciones, usada en investigaciones reales, y explica cómo escribir la parte más difícil: la conclusión de cada hecho.
Es parte de la serie sobre cómo gestionar una denuncia de principio a fin y se apoya en el plan de investigación y en las actas de entrevista.
Las 10 secciones
| Sección | Contenido |
|---|---|
| I. Antecedentes | Fecha y canal de la denuncia, categoría, personas involucradas por su código |
| II. Inicio del proceso | Fecha de toma de conocimiento, investigador designado, abstenciones |
| III. Metodología | Entrevistas realizadas, evidencia reunida, personas no entrevistadas y por qué |
| IV. Medidas de resguardo | Medidas adoptadas durante la investigación, su fecha y su estado |
| V. Resultados | Para cada hecho: lo declarado y la evidencia reunida |
| VI. Análisis | La evaluación de la evidencia, hecho por hecho |
| VII. Conclusiones | Para cada hecho: acreditado, no acreditado o no concluyente, con su fundamento |
| VIII. Medidas correctivas | Las medidas que el informe propone |
| IX. Otros | Hallazgos fuera del alcance, recomendaciones generales |
| X. Anexo de evidencia | Índice de la evidencia: código, fuente, tipo y descripción |
La estructura sigue el orden de la investigación. Quien lee el informe puede reconstruir qué se hizo, en qué orden y con qué resultado.
Antecedentes, inicio y metodología
Las tres primeras secciones son descriptivas. Su función es mostrar que la investigación siguió un método. La metodología es la sección que más se revisa después: lista cada entrevista con su fecha y cada pieza de evidencia con su código. Si alguna persona relevante no fue entrevistada, la metodología lo dice y explica por qué.
Use los códigos del expediente (P-1 para personas, H-1 para hechos, E-1 para evidencia) en todo el informe. Así se puede preparar una versión censurada sin reescribir el texto.
Resultados: lo que se encontró
La sección de resultados se organiza por hecho, no por persona. Para cada hecho:
- la descripción del hecho tal como se investigó;
- lo que declaró cada persona sobre ese hecho, con referencias a su acta;
- la evidencia que se refiere a ese hecho, por su código.
Ordenar por hecho evita el error más común: un informe que resume cada entrevista una tras otra y deja al lector la tarea de cruzar los relatos.
Análisis y conclusiones: hecho por hecho
Las tres conclusiones posibles
Cada hecho termina en una de tres conclusiones:
- Acreditado. La evidencia permite afirmar que el hecho ocurrió como se denunció.
- No acreditado. La evidencia permite afirmar que no ocurrió, o que ocurrió de otra forma.
- No concluyente. La evidencia no alcanza para afirmar ninguna de las dos cosas.
"No concluyente" no es un fracaso de la investigación. Es una conclusión honesta cuando dos relatos se contradicen y no hay evidencia que incline la balanza. Lo que no corresponde es forzar una conclusión que la evidencia no sostiene.
Cómo fundar cada conclusión
El fundamento responde a una pregunta: ¿qué evidencia lleva a esta conclusión? Un buen fundamento:
- Cita la evidencia por su código. "El correo E-3, enviado por P-2 el 14 de octubre, contiene la expresión denunciada."
- Evalúa cada pieza. Quién la aportó, si es original, si otra evidencia la confirma o la contradice.
- Contrasta los relatos. Qué declaró cada persona sobre el hecho y qué versión confirma la evidencia.
- Explica la conclusión. Por qué la evidencia, en su conjunto, lleva a acreditar, descartar o declarar no concluyente el hecho.
Para evaluar la evidencia ayuda una tabla con criterios fijos: el tipo de evidencia, su gravedad, si la conducta fue única o reiterada y su impacto en el trabajo de la persona afectada. Aplicar los mismos criterios a todas las piezas hace comparable el análisis entre casos.
La calificación jurídica de los hechos acreditados, por ejemplo si constituyen acoso laboral en el sentido de la ley, es una decisión legal. Si el informe la incluye, conviene que la revise un abogado. Anguita Osorio Abogados explica las definiciones legales y las obligaciones del empleador en esa materia.
Medidas correctivas
El informe propone medidas a partir de los hechos acreditados: una amonestación, un cambio de funciones, una capacitación, un ajuste de procesos. La decisión la adopta otra instancia, como la gerencia o un comité, que no condujo la investigación.
Las medidas también pueden surgir de hechos no acreditados o no concluyentes. Una investigación que no acredita un acoso puede mostrar un problema de clima laboral que merece atención. El informe lo menciona en la sección de otros hallazgos.
Después de emitir el informe
Emitir el informe fija sus conclusiones. Desde ese momento:
- No se reescribe. Si aparecen antecedentes nuevos, se emite una versión nueva o un complemento que explica qué cambió. La versión anterior queda en el expediente.
- Se comunica. Las partes reciben la comunicación de las conclusiones que les conciernen, y esa comunicación se registra.
- Se resguarda. El informe completo lo leen solo quienes deben decidir. Fuera de ese círculo circula, si es necesario, una versión censurada.
Errores frecuentes
- Concluir sobre "el caso" en lugar de cada hecho. La persona denunciada no sabe qué se acreditó y qué no.
- Conclusiones sin evidencia citada. "Se acredita el hecho" sin decir con qué evidencia no resiste una revisión.
- Mezclar análisis y decisión. El informe que investiga y además sanciona pierde la separación de funciones.
- Omitir a las personas no entrevistadas. La primera pregunta de quien revise el informe será por qué no se oyó a alguien.
- Corregir un informe emitido sin dejar rastro. Dos versiones distintas del mismo informe, sin explicación, dañan la credibilidad de ambas.
Cómo lo lleva Janus
En el modo Investigación de Janus, un módulo que se habilita por empresa, cada hecho tiene su conclusión (acreditado, no acreditado o no concluyente) y su fundamento, con el registro de quién la fijó y cuándo. El caso no se cierra mientras quede un hecho pendiente.
El informe se registra en la línea de tiempo del caso como informe emitido, con el documento adjunto. Las conclusiones de los hechos que cubre quedan fijadas: para cambiarlas, hay que registrar un informe nuevo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un informe de investigación interna? Es el documento que cierra la investigación: describe cómo se investigó, qué se encontró y qué se concluye sobre cada hecho denunciado. Sirve de base para que quien tiene la facultad de decidir adopte las medidas que correspondan.
¿Qué significa que un hecho esté acreditado? Que la evidencia reunida permite afirmar que el hecho ocurrió como se denunció. No acreditado significa que la evidencia permite afirmar que no ocurrió, o que ocurrió de otra forma. No concluyente significa que la evidencia no alcanza para afirmar ninguna de las dos cosas.
¿El informe debe proponer sanciones? Lo habitual es que el informe proponga medidas correctivas y que la decisión la adopte otra instancia, como la gerencia o un comité. Separar a quien investiga de quien decide protege la imparcialidad de ambas funciones.
¿Quién puede leer el informe? Quien encargó la investigación y quien debe decidir las medidas. Las partes reciben la comunicación de las conclusiones que les conciernen. Fuera de ese círculo circula, si es necesario, una versión con los datos personales censurados.
¿Se puede modificar un informe ya emitido? No se reescribe. Si aparecen antecedentes nuevos, se emite una versión nueva o un complemento que explica qué cambió y por qué. La versión anterior queda en el expediente.
Esta guía describe práctica operativa y no constituye asesoría legal. Para la calificación jurídica de los hechos y las obligaciones de cada materia, consulte a su asesor.