Conflicto de interés en la gestión de denuncias: abstención y denuncias contra la gerencia

Resumen. Antes de decidir quién investiga una denuncia, hay que decidir quién no puede verla. Si el caso menciona a quien recibe las denuncias, a su jefatura, a un amigo, a un familiar o a la gerencia, esa persona se aparta, deja constancia del motivo y pierde acceso al caso. Para eso, el canal necesita un receptor suplente, un segundo revisor y una vía de escalamiento.

Un canal de denuncias funciona mientras las personas crean que su denuncia será leída por alguien imparcial. Esa confianza se pone a prueba el día en que la denuncia menciona a quien administra el canal, o a quien le paga el sueldo.

Esta guía forma parte de la serie sobre cómo gestionar una denuncia de principio a fin. Está escrita para quien administra el canal.

Primero: quién no puede ver este caso

La pregunta sobre el conflicto de interés se responde antes que cualquier otra, por una razón práctica: nadie puede olvidar lo que ya leyó.

Si la jefa de personas abre una denuncia que nombra a su hermano, ya conoce el relato, el nombre de quien denunció y los testigos mencionados. Apartarla después protege la investigación solo a medias.

Por eso la primera lectura es breve. Quien recibe mira lo mínimo para saber de qué trata la denuncia y a quiénes menciona. Si aparece su propio nombre o el de alguien cercano, se detiene ahí y activa el reemplazo.

Los conflictos más frecuentes

1. La denuncia menciona a quien recibe las denuncias

La persona que administra el canal aparece como denunciada o como testigo. No puede evaluar la denuncia, designar al investigador ni seguir el caso.

2. La denuncia menciona a su jefatura

El encargado de cumplimiento recibe una denuncia contra el gerente de quien depende. Aunque actúe de buena fe, su evaluación y su continuidad dependen de la persona investigada.

3. La denuncia menciona a un amigo o a un familiar

El vínculo no figura en el organigrama, y por eso depende de que la persona lo declare. Una enemistad conocida con la persona denunciada afecta la imparcialidad tanto como una amistad.

4. La denuncia menciona al dueño o al gerente general

Todas las personas de la empresa dependen de la persona denunciada. El conflicto alcanza a todo el equipo interno.

5. Quien investiga depende de la persona denunciada

Quien recibió la denuncia no tiene vínculo alguno, pero el investigador propuesto le reporta a la persona denunciada. La guía sobre el plan de investigación pide verificar, antes de designarlo, que no tenga conflicto de interés ni dependencia jerárquica de la persona denunciada.

Cómo funciona la abstención

Abstenerse es apartarse de un caso, por decisión propia o por instrucción. No significa reconocer una falta. Tiene cuatro pasos.

1. Declarar. La persona informa su vínculo apenas lo advierte, ante quien el procedimiento indique: el receptor suplente o el comité.
2. Apartarse. Deja de intervenir. No evalúa, no designa al investigador, no opina sobre las medidas y no pide informes de avance.
3. Registrar el motivo. La abstención queda escrita con su fecha y su motivo. Basta una descripción general, como "relación de parentesco con una persona involucrada".
4. Perder acceso. La persona deja de ver el relato, la identidad de quien denunció, las actas y la evidencia.

La abstención también puede pedirla otra persona. Si alguien advierte un vínculo que nadie declaró, lo informa, y decide una persona distinta de la cuestionada. Además, la abstención vale para todo el caso: quien se apartó no vuelve al final para decidir las medidas.

En caso de duda, conviene apartarse. Una abstención innecesaria solo traslada el trabajo a otra persona. Una omitida deja en entredicho toda la investigación.

Diseñar el canal para que nadie sea la única puerta

Un canal que termina en una sola persona no tiene salida cuando esa persona es la denunciada. Tres piezas resuelven el problema, y conviene definirlas antes de la primera denuncia.

• Un receptor suplente. Una segunda persona, de otra área o de otra línea jerárquica, que recibe los casos cuando el titular está mencionado, ausente o en conflicto.
• Un segundo revisor. Alguien que ve la lista de denuncias recibidas y su estado, aunque no gestione cada una.
• Una vía de escalamiento. Un destino definido para las denuncias que alcanzan a la gerencia: el directorio, los socios o dueños, o un tercero externo.

Quien denuncia también necesita una salida. Si sabe que el canal lo administra la persona a quien quiere denunciar, no lo usará. Un contacto alternativo, publicado junto con el canal, resuelve ese caso. La guía sobre qué es un canal de denuncias recomienda designar a los responsables con reglas para apartar a quien tenga un conflicto de interés.

Quién se aparta y quién asume

Cada empresa adapta la tabla a su organigrama y la incluye en su procedimiento, con nombres de cargos y no de personas.

Denuncias contra la gerencia en una empresa pequeña

En una empresa de cuarenta personas, quien recibe las denuncias almuerza con el gerente general y conoce a la familia del dueño. No hay una segunda línea jerárquica, y a veces tampoco un directorio. El conflicto es la situación normal.

Conviene definir desde el inicio un receptor externo para las denuncias contra la gerencia o los dueños, como el abogado de la empresa o un asesor.

Conviene encargar la investigación a un externo cuando:

• la persona denunciada es el dueño, el gerente general u otra persona de la alta dirección;
• todas las personas que podrían investigar dependen de ella o tienen un vínculo con ella;
• nadie en la empresa tiene el tiempo o la experiencia para conducir entrevistas y redactar un informe.

Contratar a un externo no elimina el conflicto por sí solo. Si la persona denunciada lo elige, lo instruye y le paga, el problema solo cambia de lugar. El encargo debe hacerlo otra instancia: un socio no involucrado, el directorio o el comité. El investigador entrega su informe a esa misma instancia.

Cuando el dueño único es la persona denunciada y no hay nadie por encima, la empresa tiene poco margen para resolver sola. Ese caso requiere asesoría legal desde el primer día.

El rol del comité de ética

Algunas empresas tienen un comité de ética o de integridad que conoce las denuncias. Un comité reemplaza a la persona única por un grupo: si un miembro debe apartarse, los demás continúan.

Para que funcione, sus reglas deben decir quién reemplaza al miembro que se abstiene, qué ocurre si la denuncia menciona a quien lo preside y a quién se escala el caso si alcanza a la mayoría de sus miembros.

El comité también puede resolver las abstenciones dudosas y dejar constancia de su decisión. Lo habitual es que encargue la investigación, reciba el informe y resuelva, sin investigar por sí mismo.

Un comité formado solo por gerentes tiene el mismo límite que un receptor único cuando la denuncia apunta a la gerencia. Para esos casos sigue haciendo falta la vía de escalamiento.

Qué registrar

Para cada conflicto de interés, el expediente debe mostrar:

• quién se apartó, por su nombre o por su código;
• la fecha de la declaración y si la abstención fue propia o pedida por otra persona;
• el motivo, en términos generales;
• quién asumió en su lugar y desde cuándo;
• la constancia de que la persona dejó de tener acceso al caso;

El informe final recoge las abstenciones en la sección sobre el inicio del proceso.

Algunas materias tienen exigencias legales propias, como las denuncias vinculadas a un modelo de prevención de delitos (Ley 20.393) o las de acoso laboral bajo la Ley Karin. Para esas reglas, revise la guía de Anguita Osorio Abogados sobre el modelo de prevención de delitos y la guía de Anguita Osorio Abogados sobre investigar internamente o derivar a la Dirección del Trabajo.

Errores frecuentes

• Preguntar por el conflicto después de leer todo el caso. La persona se aparta cuando ya conoce el relato y la identidad de quien denunció.
• Un canal con un solo receptor. Cuando la denuncia lo menciona, no hay quien asuma, y la primera persona en enterarse es la denunciada.
• Abstenerse en el acta y conservar el acceso. La persona apartada sigue viendo el caso, y la abstención no protege nada.
• Dejar que la persona denunciada elija al investigador externo. La investigación nace cuestionada, aunque se conduzca bien.
• Tratar la abstención como una acusación. Si apartarse se vive como una sospecha, las personas dejan de declarar sus vínculos.

Cómo lo lleva Janus

Janus registra cada denuncia como un caso y conserva su historia en una sola línea de tiempo. Las personas con conflicto de interés pueden quedar excluidas del caso, y la exclusión queda registrada.

En el modo Investigación, un módulo que se habilita por empresa, el plan del caso incluye al investigador designado. Las personas que se abstuvieron no ven el registro de la investigación.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un conflicto de interés en la gestión de una denuncia? Es la situación en que una persona que recibe, investiga o decide un caso tiene una relación con los hechos o con las personas involucradas que puede afectar su imparcialidad. Los ejemplos más comunes son ser la persona denunciada, depender de ella o tener con ella un vínculo de amistad o de familia.

¿Qué pasa si la denuncia es contra la persona que recibe las denuncias? Esa persona no gestiona el caso. Lo asume el receptor suplente que la empresa definió con anticipación, y la persona mencionada deja de tener acceso al caso.

¿Quién investiga una denuncia contra el gerente general o el dueño? Alguien que no dependa de esa persona. Lo habitual es que el caso se escale al directorio o a los socios y que la investigación se encargue a un equipo externo.

¿Cómo se registra una abstención? Con el nombre o el código de la persona que se aparta, la fecha, el motivo en términos generales, quién asume en su lugar y la constancia de que dejó de tener acceso al caso.

Esta guía describe práctica operativa y no constituye asesoría legal. Para las obligaciones legales de cada materia, consulte a su asesor.